Hybu arfer gorau ym maes caffael yng Nghymru

Nwyddau/Gwasanaethau cyffredinol

4Cynllunio

Peidiwch anghofio

Manylebau

Yn ôl y diffiniad a geir yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, y fanyleb sy’n pennu nodweddion gofynnol gwaith, gwasanaethau neu gyflenwadau.

Yn achos contractau cyhoeddus ar gyfer gwasanaethau neu gyflenwi, gall y nodweddion gofynnol gynnwys pethau megis lefelau ansawdd, lefelau perfformiad o ran yr amgylchedd a’r hinsawdd, hygyrchedd, perfformiad, diogelwch, profi a dulliau profi, pecynnu, marcio a labelu, a chyfarwyddiadau i ddefnyddwyr.

Yn achos unrhyw gontract cyhoeddus, gall y nodweddion gofynnol gyfeirio hefyd at (a) y broses neu’r dull penodol o gynhyrchu neu ddarparu’r gwaith, y cyflenwadau neu’r gwasanaethau y gofynnir amdanynt a/neu (b) proses benodol ar gyfer cam arall yng nghylch bywyd y contract, hyd yn oed pan nad yw’r ffactorau hynny’n rhan o hanfod y nodweddion, cyhyd â’u bod yn gysylltiedig â phwnc y contract a’u bod yn gymesur â’i werth a’i amcanion.

Mae’r fanyleb yn allweddol i bob math o ymarferion caffael a dylai gael ei llunio’n bennaf gan brif ddefnyddiwr y nwyddau/gwasanaethau sydd i’w caffael, gyda chymorth gan weithwyr proffesiynol eraill ym maes caffael a rhanddeiliaid fel y bo’n briodol, gan ddefnyddio proses y Templedi Asesiad Risg Cynaliadwyedd er mwyn llunio’r fanyleb yng ngoleuni effeithiau allweddol y nwyddau neu’r gwasanaethau penodol a gaiff eu caffael.

Ni ddylid tybio bod manylebau sy’n bodoli eisoes yn adlewyrchu gofynion y dyfodol neu’u bod yn cynnwys y safonau diweddaraf neu fwyaf priodol, ac felly dylid eu hadolygu’n drwyadl.

Mae manylebau’n perthyn i un o ddau brif gategori - manylebau mewnbwn neu fanylebau allbwn:

• Mae manylebau mewnbwn yn tueddu i chwilio am safonau ansawdd sylfaenol a chanolbwyntio ar elfennau manwl sy’n gysylltiedig â deunydd / prosesau a phris.  Ceir llai o gyfle i gyflenwyr arloesi neu gynnig atebion creadigol.
• Mae manylebau allbwn yn canolbwyntio ar ofynion sy’n ymwneud â swyddogaeth neu berfformiad, gan roi mwy o gyfle i’r cyflenwyr benderfynu ar y dull o sicrhau’r cynnyrch gofynnol. Mae’n rhoi mwy o gyfle i’r darparwr arloesi, sy’n gallu arwain at waith gwella a datblygu parhaus ac at ddealltwriaeth well o gostau’r cynnyrch drwy ei oes gyfan.

Dylid llunio’r fanyleb trwy ymgymryd ag ymchwil cyn caffael ac ymgynghori’n helaeth, er mwyn sicrhau bod eich gofynion yn cael eu cofnodi mewn modd sy’n hwyluso’r gystadleuaeth fwyaf ac sy’n caniatáu i gyflenwyr gynnig atebion amgen fel y bo’n briodol. O ymgynghori â chyflenwyr, rhaid gofalu nad yw’r fanyleb a lunnir yn ffafrio un cyflenwr yn ormodol neu’n gwahaniaethu yn ormodol yn erbyn un cyflenwr.

Os ydych yn cynnal ymarfer caffael trwy Ddeialog Gystadleuol, Gweithdrefn gystadleuol gydag elfen o gyd-drafod neu Bartneriaeth Arloesi, ni fydd y fanyleb gychwynnol o reidrwydd yn adlewyrchu’r datganiad terfynol o ofynion; yn hytrach caiff ei datblygu drwy gydol y broses gaffael.

Os yw’r fanyleb yn anghywir, yn annigonol neu’n rhy rhagnodol, mae’n debygol:-

• y bydd tendrau anaddas yn cael eu cyflwyno.
• y bydd tendrwyr addas yn cael eu cau allan o’r broses cyflwyno cynigion.
• y bydd tendrwyr yn camddehongli’r gofyniad.
• na fydd y cynnyrch/gwasanaethau a gynigir yn bodloni’r gofyniad.

Argymhellir defnyddio manylebau sy’n seiliedig ar allbwn, yn unol â Datganiad Polisi Caffael Cymru, er mwyn osgoi rhai o’r problemau hyn.

Cliciwch yma i weld rhestr wirio sy’n egluro beth y dylai’r fanyleb ei chynnwys.

Cau

Peidiwch anghofio…

Defnyddiwch ddull gweithredu’r Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQuID) a defnyddiwch fanylebau sy’n seiliedig ar ganlyniadau er mwyn annog arloesi. Defnyddiwch wasanaethau Busnes Cymru i’ch helpu i ddeall y farchnad a’r sylfaen gyflenwi yng Nghymru.

Esc i gau