Hybu arfer gorau ym maes caffael yng Nghymru

Nwyddau/Gwasanaethau cyffredinol

4Cynllunio

Peidiwch anghofio

Cynllunio’r strategaeth gaffael a ffefrir

Dylid datblygu strategaeth gaffael sy’n gymesur â’r ymarfer caffael dan sylw. Dylai’r strategaeth gadarnhau’r gofynion ac egluro’r broses a ddefnyddir i gaffael y nwyddau/gwasanaethau.

Wrth ddatblygu strategaeth gaffael i ddiwallu angen penodol, dylid ystyried y canlynol:-

• Sicrhau bod yr ymarfer caffael yn gyson â Datganiad Polisi Caffael Cymru.
• Paratoi manyleb a sicrhau bod rhanddeiliaid a defnyddwyr (neu’u cynrychiolwyr) yn rhan o’r broses o’i datblygu.
• Penderfynu a oes modd rhannu’r gofyniad yn lotiau er mwyn agor cyfleoedd i gyflenwyr llai o faint a chwmnïau yn y trydydd sector (cofiwch fod Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn argymell dull gweithredu sy’n golygu ‘mabwysiadu neu gyfiawnhau’ yng nghyswllt rhannu contractau’n lotiau). 
• Nodi’r prif risgiau, gan gynnwys risgiau technegol, wrth gyflawni’r gofyniad; penderfynu pwy fydd yn y sefyllfa orau i reoli risgiau.
• Edrych ar ganlyniadau ymarferion caffael blaenorol, yn enwedig ar gyfer nwyddau neu wasanaethau tebyg. Ceisio adeiladu ar lwyddiant a dileu problemau.
• Gwerthuso’r llwybrau sydd ar gael os yw’r ymarfer caffael yn uwch na throthwy’r OJEU.
• Nodi’r gofynion a ffefrir ar gyfer y contract, a ddylai ystyried un cyflenwr o gymharu â sawl cyflenwr, contract o gymharu â chytundeb fframwaith, proffiliau talu, dangosyddion perfformiad allweddol ac ati.
• Yn dibynnu ar werth yr ymarfer caffael, llunio Cais am Ddyfynbris, Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw, Hysbysiad ynghylch contract sy’n ymddangos yn yr OJEU neu Hysbysiad ynghylch contract nad yw’n ymddangos yn yr OJEU, trwy www.gwerthwchigymru.llyw.cymru.
• Sicrhau bod yr ymarfer caffael yn caniatáu i gyflenwyr bach a chwmnïau yn y trydydd sector gynnig am y busnes lle bynnag y bo’n bosibl – bydd mabwysiadu egwyddorion Datganiad Polisi Caffael Cymru, defnyddio dull gweithredu SQuID, hysbysebu’n helaeth a defnyddio strategaethau rhannu contract yn lotiau’n cynorthwyo i gyrraedd y nod hwn.
• Penderfynu a ellir defnyddio’r cysyniad o Fudd i’r Gymuned trwy gynnwys cymalau cymdeithasol, yn unol â Datganiad Polisi Caffael Cymru.
• Penderfynu ar y camau gwerthuso sy’n ofynnol, y meini prawf gwerthuso cyffredinol a’r broses werthuso. Sicrhau bod y strategaeth werthuso’n dderbyniol i’r rhanddeiliaid a’i bod yn cydymffurfio â rheolau caffael yr UE.
• Llunio cynllun sy’n adlewyrchu’r dull a ddewiswyd, gan sicrhau bod yr holl dasgau a’r holl elfennau sydd i’w cyflawni yn cael eu nodi’n ddigon manwl i allu olrhain a rheoli cynnydd. Dylai amserlenni fod yn realistig a dylid archwilio cyfleoedd i symleiddio’r broses a chynnal gweithgareddau ochr yn ochr â’i gilydd. Adolygu’r gofynion o ran sgiliau ac adnoddau a chynllunio ar gyfer cael gafael ar unrhyw gymorth ychwanegol. Ystyried a fydd angen cynghorwyr arbenigol (ym maes caffael, y gyfraith ac ati) a phryd.
• Mireinio’r achos busnes i adlewyrchu’r strategaeth gaffael, lle bo hynny’n berthnasol.
• Cadw cofnod o’r gwersi a ddysgwyd, y gellir ei ddefnyddio i fireinio’r broses yn y dyfodol a sicrhau nad yw camgymeriadau’n cael eu hailadrodd.

Cau

Peidiwch anghofio…

Defnyddiwch ddull gweithredu’r Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQuID) a defnyddiwch fanylebau sy’n seiliedig ar ganlyniadau er mwyn annog arloesi. Defnyddiwch wasanaethau Busnes Cymru i’ch helpu i ddeall y farchnad a’r sylfaen gyflenwi yng Nghymru.

Esc i gau