Hybu arfer gorau ym maes caffael yng Nghymru

Nwyddau/Gwasanaethau cyffredinol

5Tendro a Chyflwyno Cynigion

Peidiwch anghofio

Dewis cyflenwyr

Caiff y broses ddewis / cyn cymhwyso ei defnyddio i alluogi’r sawl sydd â diddordeb mewn cyflwyno cynnig i benderfynu a allant fodloni’r meini prawf dewis a bennwyd ar gyfer cymryd rhan mewn ymarfer caffael.

Yn ystod y cam dewis caiff cyflenwyr eu hasesu o safbwynt eu statws ariannol, eu gallu a’u capasiti er mwyn penderfynu a allant fodloni gofynion y contract. Rhaid i’r meini prawf dewis gael eu cyhoeddi yn yr hysbysiad gwreiddiol ynghylch contract, a rhaid eu bod yn berthnasol i’r ymarfer caffael dan sylw a’u bod yn gymesur ag ef.

Dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, ceir proses haws o lawer ar gyfer asesu cymwysterau cynigwyr. Gall cynigwyr brofi eu haddasrwydd, eu statws ariannol a’u gallu drwy hunanddatganiadau yn hytrach na’u bod yn gorfod darparu tystiolaeth ysgrifenedig lawn, a dim ond y cynigydd llwyddiannus fydd yn gorfod darparu tystiolaeth lawn. Ceir darpariaethau hefyd ynghylch hunanlanhau – rhaid i gynigwyr gael cyfle i ddangos unrhyw waith hunanlanhau y maent wedi’i gyflawni, cyn i unrhyw benderfyniadau gael eu gwneud ynghylch eu gwahardd – bydd angen ymdrin â phob achos yn unigol.

Un dull effeithiol o ddewis cyflenwyr i’w gwahodd i dendro yw drwy Holiadur Cyn Cymhwyso. Mae Gwerth Cymru wedi ymgymryd â gwaith i wella’r cam hwn yn y broses gaffael, a datblygu rhestr o gwestiynau sy’n galluogi prynwyr i ddewis y cwestiynau mwyaf priodol ar gyfer pob ymarfer caffael – teitl gweithredol y darn hwn o waith yw’r Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQuID).

Dylai Holiaduron Cyn Cymhwyso sydd wedi’u cwblhau gael eu gwerthuso gan y Strwythur Rheoli Prosiect a rhaid i waith gwerthuso o’r fath gael ei gyflawni mewn modd sy’n deg ac yn anwahaniaethol. Dylai cyflenwyr nad ydynt yn llwyddo yn y broses ddewis neu’r broses cyn cymhwyso gael cyfle i gael adborth, oherwydd bydd hynny’n eu helpu i wella yn y dyfodol ac yn lleihau’r tebygolrwydd y byddant yn herio penderfyniadau yn nes ymlaen yn y broses.

Gall meini prawf dewis, er mwyn adnabod yr ymgeiswyr sy’n gallu bodloni’r gofyniad a bennwyd, gael eu defnyddio gyda phob un o’r pedair gweithdrefn gaffael: Gweithdrefn Agored, Gweithdrefn Gyfyngedig, Gweithdrefn Gystadleuol gydag Elfen o Gyd-drafod a Deialog Gystadleuol.

Mae’r gwahaniaeth rhwng y cam dewis a’r cam dyfarnu wedi’i leihau dan y rheoliadau newydd, sef Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015. I gael rhagor o wybodaeth am ddewis a dyfarnu, dylech ddarllen Canllawiau Gwerth Cymru ynghylch Meini Prawf ar gyfer Dewis, Llunio Rhestr Fer a Dyfarnu Contract (DS mae’r canllawiau’n cael eu diweddaru ar hyn o bryd er mwyn sicrhau eu bod yn adlewyrchu’r Rheoliadau Contractau Cyhoeddus newydd). Dylid dweud wrth gyflenwyr a hoffai gael eu hysbysu o gyfleoedd a hysbysebir yn electronig am gofrestru ar GwerthwchiGymru a fydd yn anfon hysbysiadau awtomataidd i’w cyfeiriad ebost. Mae’r manteision yn cynnwys y canlynol:

• Gellir defnyddio’r cyfleuster yn rhad ac am ddim
• Mae’n helpu i ddileu’r rhwystrau sy’n atal busnesau bach a chanolig rhag cystadlu am fusnes yn y sector cyhoeddus
• Gall wella proffidioldeb busnes drwy ddarparu cyswllt â phrynwyr newydd
• Mae’n helpu i leihau’r gost sy’n gysylltiedig â chynnig dyfynbris ar gyfer cyfleoedd is eu gwerth
• Mae’n hawdd mireinio proffil gan ddefnyddio cynorthwy-ydd paru cyflenwr â hysbysiadau

Dylai cyflenwyr sydd am gofrestru ymlaen llaw at ddibenion tendro electronig fynd i wefan eDendro Cymru ar www.etenderwales.bravosolution.co.uk.

Lawrlwytho dogfennau

Cau

Peidiwch anghofio…

Dylech hysbysebu pob contract sy’n werth dros £25,000 ar GwerthwchiGymru er mwyn sicrhau eu bod yn fwy hygyrch i gwmnïau llai o faint….a dylech ddefnyddio adnoddau e-dendro i safoni’r broses.

Esc i gau